Konferans görüşmesi: Hazırlık, maliyetler, moderasyonla ilgili ipuçları

İçerik

• Konferans görüşmesi nedir?
• Konferans görüşmesi nasıl çalışır?
• Konferans araması sağlayıcısı
• Konferans görüşmeleri için farklı fiyatlandırma modelleri
• Bir konferans görüşmesinin gerçekten maliyeti nedir?
• Konferans görüşmesi için neye ihtiyacınız var?
• Konferans görüşmeleriyle ilgili tipik sorunlar
• Telekomda hatalardan nasıl kaçınılabilir?
• Moderatörün görevleri ve işlevi
• Cep telefonuyla konferans görüşmesi nasıl çalışır?

Konferans görüşmesi, ister projeler ister sunumlar olsun, profesyonel konuları ikiden fazla kişiyle kolay, hızlı ve ucuz bir şekilde tartışmak için mükemmel bir araçtır. Bunun için çok büyük bir teknik çaba gerekli değildir. Modern "Telco" için basit bir telefon veya cep telefonu yeterlidir. Ancak, konferans görüşmeleri için önceden dikkat etmeniz gereken birkaç önemli kural vardır. Kontrol listelerimiz size hangi...

Konferans görüşmesi nedir?

Telefon konferansları veya sözde konferans görüşmeleri, yalnızca birbirinizi duyabileceğiniz ancak göremediğiniz toplantılardır. Telefon konferansı terimi - aynı zamanda Telko veya TK kısaltmasıyla da bilinir - genellikle ikiden fazla katılımcıyla yapılan telefon görüşmeleri için kullanılır. Üç ila dört katılımcı ile, üç yönlü bir konferanstan veya dört yönlü bir konferanstan söz edilir. Katılımcılar açısından bunun ötesine geçen her şey sadece bir telekom. Ayrıca telefon konferanslarında bağlantı türüne göre bir ayrım yapılır:

• İçeri arama prosedürü
  Katılımcılar, uygun erişim verileriyle donatılmış olarak konferansa bağımsız olarak girerler ve bir PIN ile kimliklerini doğrulamak zorundadırlar.
• dışarı arama prosedürü
  Katılımcılar, telekom sağlayıcısının operatörü veya organizatör tarafından aranır ve konferans "getirilir". İşlem daha uygun olmasına rağmen, tüm bağlantı ücretlerini de üstlendiği için organizatör için daha pahalıdır.

Konferans görüşmesi nasıl çalışır?

Bir konferans görüşmesi hızlı bir şekilde kurulabilir ve uygulanabilir. Bu arada, İnternette çok sayıda - bazı durumlarda ücretsiz - Telco sağlayıcıları vardır (bununla ilgili daha fazla bilgi bir sonraki bölümde). Büyük ön koşulların karşılanması gerekmez.

Modern bir telefon sistemi gerekli değildir. Bir tele toplantı için tek gereken basit bir telefon veya cep telefonu. Bu nedenle, üç veya daha fazla katılımcıyla bir konferans araması başlatmak istiyorsanız, yalnızca üç basit adıma ihtiyacınız vardır:

• Konferans araması kaydetme
  Konferans aramasını başlatmak için, konferans aramasını seçilen sağlayıcıya kaydetmeniz gerekir. Bu kayıt genellikle yalnızca bir kez gereklidir ve genellikle telekomünikasyon sağlayıcısının web sitesinde zaten mümkündür. Bunu yapmak için genellikle yalnızca bir ada ve bir e-posta adresine (ücretsiz sağlayıcılar bunları ticari olarak kullanabilir) - veya bir fatura adresine (ücretli telekomünikasyon sağlayıcıları için) ihtiyacınız vardır.
• Erişim verilerini iletin
  Genellikle size konferans arama odası adı verilen bir oda atanır. Tüm katılımcılar daha sonra bu sanal odayı arayabilir. Bu amaçla, konferans görüşme odasında iki parçalı bir erişim veri anahtarı bulunur - bir telefon numarası (arama numarası) ve bir konferans PIN kodu (arama kodu, çevirme PIN'i veya konferans PIN'i). Verilerle, herkes telefonu, iPhone'u veya diğer akıllı telefonuyla her yerden arama yapabilir.
• Konferans araması başlatma
  Tüm katılımcıların bir numarası ve PIN kodu varsa, başlayabilirsiniz. Bir zaman ayarlayın, arayın ve bir konferans araması başlatın. Genellikle odaya girmek için en az iki katılımcı gerekir. Bazı telekomünikasyon sağlayıcılarının sözde bir konferans lideri vardır - çoğunlukla güvenlik nedenleriyle. Kendi konferans lideri PIN'ine sahiptir ve ayrıca herkes için konferans aramasını sağlayan kişidir. O zamana kadar, katılımcıların geri kalanı genellikle yalnızca beklemedeki müziği duyar.

Konferans araması sağlayıcısı

Ev veya ofis telefonunuzdan gelen bir arama, sizi yalnızca bir başka kişiye bağlar.Bu nedenle, ikiden fazla katılımcının olduğu bir konferans araması için belirli bir sağlayıcı veya yazılım kullanmanız gerekir.

Hangisini seçeceğiniz, bir yandan sizin beklentilerinize veya sağlayıcının gereksinimlerine, diğer yandan da elbette teklifin fiyatına bağlıdır. Sizi, konferans görüşmesi yapabileceğiniz çeşitli sağlayıcılarla tanıştırıyoruz:

• almanca konferans görüşmesi
  deutsche-telefonkonferenz.de sağlayıcısı “%100 ücretsiz konferans görüşmesi” ile reklam verir. Böylece herhangi bir ek ücret ödemeniz gerekmez, yalnızca sabit hat araması için ödeme yapmanız gerekir. Kaydolduktan sonra, erişim verilerini e-posta ile alacaksınız ve hemen başlayabilirsiniz. Katılımcı sayısı ve konferans süresi sınırsızdır.
• Akıllı Konferans
  Düzenli randevular, müşterilerle toplantılar veya bir ekipte çalışmak için çok sayıda konferans görüşmesi kullanıyor musunuz? Ardından, SmartConference sağlayıcısı ile 9.90 için aylık abonelik alabilirsiniz. Bu sabit fiyatla en fazla 5 katılımcı Telko'ya katılabilir. Daha büyük gruplar için 25 katılımcıya kadar daha pahalı tarifeler vardır.
• Naber
  Sadece kısa mesajlar değil, Whatsapp üzerinden telefon görüşmeleri de mümkündür. Uygulamada kolayca bir grup araması oluşturabilir ve en fazla yedi kişi ekleyebilirsiniz. Kolay, hızlı ve ücretsiz. Özel kullanıcılar için idealdir, ancak bazı şirketler için bu değişken yeterince profesyonel değildir. Ayrıca tabi ki tüm katılımcılara Whatsapp üzerinden bağlı olmanız gerekmektedir.
• Skype
  Microsoft hizmeti Skype ayrıca grup aramaları için bir işlev sunar. Bunu yapmak için, kişilerinizi veya aramayı kullanarak istediğiniz katılımcıları bir gruba eklemeniz gerekir. Bu oluşturulduktan sonra grup aramasını başlatabilirsiniz. Tüm katılımcılar Skype yazılımını kullanıyorsa, bu tür bir konferans görüşmesi ücretsizdir.
• Telekom İş Konferansı
  Deutsche Telekom, hem basit telekomünikasyon hem de web konferansı sağlayan kendi telefon konferans hizmetini sunmaktadır. Konuşmaya ek olarak, belgeler de paylaşılabilir veya sunumlar gösterilebilir. Kullanıma göre faturalandırıldığında, maliyetler dakika ve katılımcı başına yaklaşık 10 senttir. 5 katılımcıyla 30 dakikalık bir konferans görüşmesi yaklaşık 15 avroya mal olacak. Ancak farklı sayıda katılımcı için sabit oranlı modeller de vardır.
• meebl
  Meeble birkaç noktanın reklamını yapıyor: ücretsiz, kayıt yok, reklam yok ve spam yok. Tek yapmanız gereken e-posta adresinizi ve görüntülenen kodu girmek - konferans araması için oda ayarlandı ve kullanılabilir. Almanya, Avusturya ve İsviçre'den ücretsiz arama numaraları alacaksınız. Hizmete destek olmak istiyorsanız, gönüllü olarak ücretli bir numara seçebilirsiniz.

Diğer (kısmen ücretli) sağlayıcılar derecelendirme olmadan alfabetik sıraya göre: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Vodafone, Vodafone, Conferenz.de, Con TeleMeet Sesli Toplantı, Woopla.

Konferans görüşmeleri için farklı fiyatlandırma modelleri

Çok sayıda farklı sağlayıcı olmasına rağmen, fiyatlandırma modelleri sadece iki kategoriye ayrılabilir. Uygun bir çözüm seçerken şunlar (ve ilgili bir sağlayıcı) arasında seçim yapabilirsiniz:

• Kullanıma göre faturalandırma
  Burada dakika başına ve katılımcı başına ödeme yapılır. Sağlayıcılar, konferans görüşmesine tam olarak kaç katılımcının arandığını ve ne kadar süreyle arandığını ölçer. Belirtilen tarife ile çarpıldığında fatura tutarı ortaya çıkar.
• Abonelik ile sabit ücret
  Konferans görüşmelerinde istediğiniz sıklıkta ve uzunlukta harcayabileceğiniz sabit bir fiyat. Abonelik ücretinin tutarı katılımcı sayısına bağlıdır. 7 kullanıcıya kadar olan aramalar için ayda yaklaşık 10 Euro.

Hangi seçeneğin sizin için değerli olduğunu bulmak en iyisidir. Uzun süreli ve çok sayıda katılımcılı sık telefon konferansları, ilk varyantta önemli ölçüde daha pahalıdır. Öte yandan, sizi küçük gruplar halinde nadiren telekomünikasyona davet ediyorsanız, sabit fiyatla çok fazla ödeme yapıyor olabilirsiniz.

Bir konferans görüşmesinin gerçekten maliyeti nedir?

Birçok sağlayıcı, konferans görüşmelerinin ücretsiz olduğunu ilan eder - daha yakından incelendiğinde bu genellikle tamamen doğru değildir: Ya katılımcı sayısında kısıtlamalar vardır ya da ilk adım - kayıt - ücretsizdir. Sözleşmeden doğan yükümlülükler veya aylık ücretler olmasa bile, konferans görüşmesi sırasında konuşma süresi için genellikle dakika başına düşük ücretler alınır.

Hangi maliyetler ortaya çıkar, ayrıca ilgili abonelerin şebekeye nereden bağlandıklarına da bağlıdır. Kural olarak, her katılımcı Alman sabit hat ağına bağlantı ücretini öder. Bunlar ilgili telefon sağlayıcısına bağlıdır: Alman sabit hat ağında sabit bir tarifeniz varsa, ayrıca ücret ödemeniz gerekmez;

Ancak, Alman sabit hat ağı için özel koşulları olmayan yurt dışından katılımcılar da düşünülebilir. Sağlayıcıya bağlı olarak, konferans liderinin herkes için telefon konferans ücretlerini üstlenmesi seçeneği de vardır. Bu gibi durumlarda, ilgili bir abonelik daha sonra çıkarılır.

Konferans görüşmesi için neye ihtiyacınız var?

Doğru konferans arama sağlayıcısını seçmeden önce, konferans aramasının kendisi hakkında birkaç resmi düşünce yapmalısınız. Bu kriterlerin sağlayıcı seçimi ve dolayısıyla konferans görüşmesinin maliyetleri üzerinde etkisi vardır:

• Katılımcı sayısı: Telekomda kaç katılımcı yer alıyor?
• Menşei: Yurt dışından arayanlar aranıyor mu?
• Maliyetler: Herhangi bir konferans görüşme ücretini kim öder?
• Ek fonksyonlar: Web kontrolü (paralel sunumlar için) veya kayıt işlevi gibi hizmetlere mi ihtiyacınız var?

Kural olarak, standart konferans görüşmeleri ve sağlayıcılar on katılımcıya kadar yeterlidir. Bununla birlikte, arayanların uluslararası olmasına ve katılımcı sayısının sınırlı olmasına özellikle dikkat etmelisiniz, aksi takdirde hızlı bir şekilde pahalı olabilir.

Konferans görüşmeleriyle ilgili tipik sorunlar

Basit teknolojiye rağmen, konferans görüşmesinde işler ters gidebilir. Yaygın sorunlar şunları içerir:

• Arama zorlukları
  Konferans aramalarında, genellikle, erişim verilerinin yanlış olması (veya yanlış bir şekilde not edilmesi) veya kullanılan yazılımın (örneğin Skype ile) güncel olmaması nedeniyle arayamayan en az bir kişi vardır.
• bağ
  Hiç kimse bu konuda bir şey yapamaz, ancak katılımcıların örneğin zayıf (radyo) bağlantısı nedeniyle tekrar tekrar konferans aramasından çıkıp tekrar aramak zorunda kalmaları can sıkıcıdır.
• Arkaplan gürültüsü
  Katılımcılar arka planda müzik dinliyorsa, pencere açıksa veya katılımcılar ofiste başka biriyle konuşurken sessiz düğmesine basmayı unutmuşsa, bu son derece can sıkıcıdır.
• konuşma disiplini
  Kimse birbirini görmediği için, örneğin sıradaki sözü kimin alacağını bildiren sözlü olmayan bir iletişim yoktur. Etki: Kimin ne zaman konuşacağını koordine etmek zordur. Ya hepsi bir soruyu aynı anda yanıtlar ya da hiçbiri.

Telekomda hatalardan nasıl kaçınılabilir?

Aşağıda, telefon konferansları hazırlamak ve düzenlemek için birçok ipucu içeren ücretsiz olarak indirebileceğiniz bir PDF belgesi de sunuyoruz. Bu, can sıkıcı aksilikleri önleyecek ve konferans görüşmesinin başarısına katkıda bulunacaktır.

Hatalardan kaçınmak için indirin

Moderatörün görevleri ve işlevi

Moderatör olarak, konferans görüşmesi sırasında oynamanız gereken özel bir rolünüz var. Konuşmak için düzen getiriyorlar. Aşağıdaki görevlerden siz sorumlusunuz:

• açılış
  Mevcut herkesi selamlıyorsunuz. Telekomünikasyonun neden yapıldığını ve sonraki kursta ne hakkında olacağını açıklarlar.
• katılımcıların tanıtımı
  Normal bir konferans görüşmesi değilse veya yeni katılımcılar varsa, hoş bir tartışma ortamı yaratmak için herkesi birbirinizle tanıştırmalısınız.
• Koordinasyon
  Asıl göreviniz bireysel konuşmaları koordine etmek ve tartışmayı yönlendirmek. Yapılması en kolay şey, sözü katılımcılara vermek (ve geri çekmek).
• zaman
  Konferans görüşme süresinin aşılmaması için saate dikkat edin. Gündemin de üzerinde çalışıldığından emin olun.
• Özet
  Moderatör konferans aramasını kapatır. Sonunda, sonuçları özetlemeli, sonraki adımları özetlemeli ve bir sonraki toplantının ne zaman gerçekleşeceğini belirtmelisiniz.

Cep telefonuyla konferans görüşmesi nasıl çalışır?

Prensip olarak, bir cep telefonu veya iPhone ile yapılan konferans görüşmeleri diğerlerinden farklı şekilde çalışmaz. Her şeyden önce, cep telefonunuzun yeterli pil ömrüne sahip olduğundan emin olmalısınız - akıllı telefonda daha uzun aramalar genellikle düpedüz enerji tüketir. Ayrıca, cep telefonu sözleşmenizin sabit hat şebekesine sabit bir tarife içerdiğinden de önceden emin olmalısınız. Konferans görüşmesini sizin için gerçekten ücretsiz tutmanın tek yolu budur.

Cep telefonuyla bir konferans görüşmesi sırasında Whatsapp mesajlaşma servisi gibi uygulamalar özellikle tavsiye edilir. Hem iPhone kullanıcıları hem de Android akıllı telefon sahipleri, cep telefonlarında genellikle bu işlevi içerdiğinden, ek uygulamalar olmadan da kolayca yapabilirler. Prensip aynıdır: Artı işaretli bir telefon sembolü ile başka katılımcılar ekleyebilmek için öncelikle aramanıza cevap vermesi gereken birini aramanız gerekir. Lütfen dikkat: Katılımcıların tümü cep telefonlarında kayıtlı olmalıdır. Ayrıca, telefonu kapattığınız anda konferans görüşme bağlantısı kesilir.